Die Zeilen vorbereiten.
Ihre Herkunft wiederfinden.

Vier verschiedene Vorgänge trennen

Eine Anfrage lesen, einen Artikel identifizieren, einen Betrag berechnen und die Ausstellung freigeben sind nicht dieselbe Aufgabe. Die KI kann helfen, unterschiedliche Formulierungen zu extrahieren oder zuzuordnen. Der genehmigte Katalog liefert die Referenzen und Konditionen; eine deterministische Berechnung erzeugt die Summen aus den übernommenen Werten.

Wählen Sie vor der Anbindung das Ziel: Offertentwurf, zu prüfende Zeile oder importierbares Dokument. Die Verwaltungssoftware bleibt die Referenz für die Kennungen, die Nummerierung und die Status, die sie bereits verwaltet.

Die Quelle jedes Werts behalten

Fiktives Beispiel: Ein Kunde fragt nach «zwölf Filtern, die mit der Serie A kompatibel sind». Der Assistent findet zwei mögliche Artikel. Er bereitet die verlangte Menge und die beiden infrage kommenden Referenzen vor, mit der Ursprungsstelle. Er wählt nicht stillschweigend den günstigsten Artikel, um die Zeile zu vervollständigen.

Ein Vorbereitungsblatt unterscheidet die extrahierten Daten, die aus einem Stammdatensatz übernommenen und die berechneten. Eine fehlende Einheit, ein fehlender Rabatt oder eine fehlende Bedingung muss noch ergänzt werden. Die Regeln für Steuern und Rundung stammen aus der genehmigten Konfiguration, nicht aus einer freien Ableitung des Modells.

Eine Durchsicht organisieren, die die Abweichungen zeigt

Zeigen Sie das Originaldokument neben den vorbereiteten Feldern an. Heben Sie eine mehrdeutige Referenz, eine ungewöhnliche Menge und eine Unstimmigkeit zwischen Zeilen und Total hervor. Die verantwortliche Person muss ein Feld korrigieren können, ohne die ganze Extraktion neu zu beginnen.

Ein vollständiges Dossier kann dem vorgesehenen Ablauf folgen; eine Ausnahme kommt mit einem genauen Grund in eine Warteschlange. Der Status «vorbereitet» muss sich von «genehmigt», «ausgestellt» oder «bezahlt» unterscheiden. Eine gute Extraktion belegt keinen dieser Zustände.

Testen, bevor in die Verwaltung importiert wird

Verwenden Sie fiktive oder erlaubte Dokumente: ein klares Dokument, einen unvollkommenen Scan, eine Gutschrift, eine unbekannte Referenz und ein doppelt empfangenes Dokument. Prüfen Sie insbesondere, dass eine Wiederaufnahme nach einem Unterbruch das bestehende Dossier wiederfindet, statt ein zweites zu erstellen.

Der erste Test kann bei einem kontrollierbaren Export enden. Eine direkte Verbindung kommt danach, wenn sie tatsächlich eine Doppelerfassung beseitigt und die Fehler im Zieltool behebbar bleiben.